Ghid complet pentru îndeplinirea obligațiilor de audit AML în România

În contextul cadrului de reglementare tot mai strict privind prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţări terorismului, este important ca fiecare entitare raportoare să trateze obligaţia legală privind realizarea auditului AML. Un audit AML eficient trebuie să reflecte cerințele Legii nr. 129/2019 și ale reglementărilor secundare, precum și așteptările autorităților de supraveghere și control.

Acest ghid prezintă modul corect de organizare, realizare și implementare a auditului AML, astfel încât entitățile să demonstreze conformitate reală și sustenabilă.

Rolul auditului AML și importanța conformării în România

Pentru a înțelege pe deplin necesitatea personalizării auditului AML, trebuie să considerăm faptul că fiecare sector de activitate prezintă riscuri distincte și vulnerabilități specifice. De exemplu, entitățile din sectorul financiar se confruntă cu riscuri legate de tranzacții complexe și volume mari de operațiuni, în timp ce companiile din domeniul imobiliar trebuie să gestioneze riscuri asociate cu tranzacții imobiliare de valoare ridicată și potențiale scheme de spălare a banilor prin achiziții și vânzări succesive. În plus, sectorul jocurilor de noroc și cel al criptomonedelor adaugă un nivel suplimentar de complexitate, ca urmare a naturii digitale și anonimatului parțial al tranzacțiilor.

Auditul AML are ca obiectiv verificarea independenței și eficienței cadrului de prevenire şi combatere a spălării banilor și finanțării terorismului la nivelul entității raportoare. Scopul său este de a evalua:

• gradul de aliniere la legislația națională și europeană aplicabilă

• implementarea procedurilor interne și eficiența controalelor

• nivelul de înțelegere și aplicare a măsurilor AML de către personal

• riscurile reziduale și vulnerabilitățile existente

  
  

Pentru că riscurile AML diferă în funcție de sector, dimensiune, model de afaceri și canale de distribuție, auditul trebuie adaptat particularităților fiecărei entități, asigurând o analiză obiectivă și relevantă.

Soluții personalizate conformitate AML: pași esențiali pentru implementare

Pentru a îndeplini corect obligațiile legale privind auditul AML, este necesar să parcurgeți o serie de etape bine definite, care să asigure o adaptare corectă și completă a auditului la nevoile specifice ale afacerii dumneavoastră. Aceste etape includ:

1. Analiza preliminară și înțelegerea riscurilor AML ale entității

Realizarea unei evaluări comprehensive a riscurilor AML, care să includă identificarea tipologia clientelei,  produsele și serviciile oferite, canalele de distribuție, jurisdicțiile implicate, precum și a vulnerabilităților interne.

2. Stabilirea metodologiei și cadrului de audit

Definirea criteriilor de audit, surselor de verificare și a metodologiei de eșantionare pentru revizuirea tranzacțiilor, dosarelor KYC și rapoartelor transmise către autorități.

3. Verificarea implementării măsurilor AML

Auditul analizează conformitatea cu Legea 129/2019 și include verificări precum:

• identificarea și verificarea clienților (KYC)

• evaluarea riscurilor clienților

• monitorizarea tranzacțiilor și raportarea operațiunilor suspecte

• screening sancțiuni, PEP și mass-media negativă

• pregătirea, instruirea și testarea angajaților

• guvernanța internă și implicarea conducerii etc.

  
  

4. Identificarea deficiențelor și formularea recomandărilor

Se evidențiază neconformitățile, erorile procedurale și zonele de risc, însoțite de recomandări concrete și termene de remediere.

5. Raportul de audit și planul de măsuri corective

Raportul final trebuie să fie clar, documentat, obiectiv și disponibil pentru autorități în caz de control. Se elaborează un plan de acțiune care include responsabilități și termene de implementare.

6. Follow-up periodic

Auditul nu se încheie cu raportul. Trebuie asigurată monitorizarea implementării măsurilor corective și actualizarea periodică.

Aceste soluții personalizate conformitate AML sunt esențiale pentru a asigura o protecție adecvată împotriva riscurilor de spălare a banilor și pentru a menține un nivel ridicat de integritate și transparență în activitatea entității.

Elemente esențiale care trebuie evaluate într-un audit AML

Pentru a asigura eficiența unui audit AML personalizat, este necesar să se acorde o atenție deosebită unor elemente fundamentale, care constituie pilonii unei strategii robuste de conformitate. Acestea includ:

• Identificarea și verificarea clienților (KYC - Know Your Customer) 

Procedurile KYC trebuie să fie adaptate în funcție de profilul clientului și de riscurile asociate, incluzând verificări suplimentare pentru clienții cu risc ridicat.

• Monitorizarea continuă a tranzacțiilor 

Implementarea unor sisteme automate și manuale care să detecteze tranzacțiile suspecte, cu posibilitatea de ajustare a parametrilor în funcție de evoluția riscurilor.

• Raportarea operațiunilor suspecte 

Stabilirea unor proceduri clare și eficiente pentru raportarea către autoritățile competente, asigurând confidențialitatea și protecția datelor.

• Auditul intern și evaluarea periodică 

Realizarea unor audituri interne regulate, care să verifice respectarea procedurilor și să identifice eventualele deficiențe sau neconformități.

• Documentarea completă și transparentă 

Menținerea unei evidențe riguroase a tuturor activităților și deciziilor legate de conformitate, pentru a facilita verificările și a demonstra diligența în fața autorităților.

• Implicarea conducerii superioare 

Asigurarea unui angajament ferm din partea managementului în susținerea și promovarea culturii de conformitate în cadrul organizației.

Aceste elemente, integrate într-un proces coerent și adaptat, contribuie la crearea unui sistem de prevenire a spălării banilor care să răspundă eficient provocărilor specifice fiecărei entități.

Recomandări practice pentru optimizarea procesului de audit AML

Pentru a maximiza beneficiile unui audit AML personalizat, recomand implementarea unor măsuri practice care să sprijine atât eficiența, cât și sustenabilitatea procesului. Printre acestea se numără:

• Utilizarea unor indicatori de performanță (KPI) specifici 

Definirea unor KPI relevanți pentru monitorizarea eficacității controalelor AML, cum ar fi numărul de tranzacții suspecte identificate, timpul de răspuns la alerte sau gradul de conformitate al angajaților.

• Automatizarea proceselor repetitive

Implementarea unor soluții software care să automatizeze verificările de rutină, eliberând resurse pentru analiza cazurilor complexe.

• Colaborarea cu experți externi 

Consultarea periodică a specialiștilor în domeniul AML pentru a beneficia de expertiză actualizată și pentru a asigura conformitatea cu cele mai recente reglementări.

• Actualizarea continuă a procedurilor 

Adaptarea rapidă a politicilor interne în funcție de modificările legislative și de evoluția riscurilor, pentru a menține relevanța și eficiența auditului.

• Implicarea tuturor departamentelor relevante 

Asigurarea unei comunicări și colaborări eficiente între departamentele financiar, juridic, de conformitate și operațional, pentru o abordare integrată a riscurilor.

• Evaluarea periodică a riscurilor 

Realizarea unor analize de risc actualizate cel puțin anual, pentru a identifica noi amenințări și a ajusta corespunzător măsurile de prevenire.

Prin aplicarea acestor recomandări, procesul de audit AML devine nu doar o obligație legală, ci și un instrument strategic de protecție și dezvoltare durabilă a afacerii.

Contextul reglementărilor AML din România și necesitatea adaptării continue

Legislația AML evoluează rapid în România, atât prin actualizări naționale, cât și prin transpunerea directivelor europene. De aceea, auditul AML trebuie văzut ca un proces continuu, flexibil și proactiv, nu ca o verificare anuală singulară.

De asemenea, colaborarea cu instituții specializate și furnizori de servicii de expertiză, cum este AML Expert, facilitează accesul la soluții inovatoare și la know-how actualizat, esențial pentru menținerea unui nivel optim de conformitate. Această colaborare permite, totodată, o evaluare obiectivă și independentă a proceselor interne, contribuind la identificarea și remedierea rapidă a eventualelor vulnerabilități.

Concluzie

Realizarea unui audit AML adaptat specificului entității este o obligație legală și un instrument strategic de protecție împotriva riscurilor operaționale, reputaționale și legale. Un audit realizat corect contribuie la creșterea nivelului de conformitate, consolidarea culturii interne de integritate și protejarea stabilității pe termen lung a afacerii.