Cum implementezi un program AML într-o societate – ghid complet

Introducere

Implementarea unui program AML (Anti-Money Laundering) reprezintă una dintre cele mai importante obligații pentru societățile care intră sub incidența Legii nr. 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.

În practică, multe societăți consideră că un program AML înseamnă doar existența unor proceduri interne. În realitate, un program AML este un ansamblu de politici, proceduri, controale și măsuri care trebuie implementate și aplicate în mod constant pentru a demonstra conformitatea cu obligațiile legale.

Lipsa unui program AML complet poate conduce la neconformități identificate în cadrul controalelor desfășurate de ONPCSB, la sancțiuni contravenționale și la dificultăți în gestionarea riscurilor asociate activității societății.

În acest ghid explicăm, pas cu pas, cum se implementează un program AML eficient, care sunt elementele obligatorii și cum poate fi adaptat în funcție de activitatea societății.

Implementarea unui program AML eficient presupune evaluarea riscurilor, proceduri interne personalizate, procese KYC, monitorizare continuă și pregătirea societății pentru controalele ONPCSB.

Ce este un program AML?

Un program AML reprezintă cadrul intern prin care o societate implementează măsurile necesare pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.

Acesta nu se rezumă la existența unor documente, ci include toate procesele prin care societatea:

• identifică și evaluează riscurile AML;

• stabilește procedurile interne;

• verifică identitatea clienților (KYC);

• monitorizează relațiile de afaceri;

• raportează tranzacțiile atunci când este necesar;

• instruiește personalul;

• păstrează documentația justificativă.

  
  

Pentru informații generale despre obligațiile AML, citește și articolul Ce este AML în România?

Cine trebuie să implementeze un program AML?

Obligația implementării unui program AML revine tuturor entităților raportoare prevăzute de Legea nr. 129/2019.

Printre acestea se numără:

• societățile din sectorul imobiliar;

• experții contabili și consultanții fiscali;

• notarii publici;

• furnizorii de servicii privind activele virtuale (crypto);

• operatorii din domeniul jocurilor de noroc;

• instituțiile financiare nebancare;

• casele de schimb valutar;

• alte categorii de entități raportoare prevăzute de legislație.

  
  

Dacă dorești să afli dacă societatea ta intră sub incidența legislației AML, consultă și articolul AML în România – legislație, obligații și controale ONPCSB.

De ce este important un program AML?

Implementarea unui program AML nu reprezintă doar o obligație legală, ci și o măsură de protecție pentru societate.

Un program AML bine implementat contribuie la:

• reducerea riscurilor de neconformitate;

• prevenirea sancțiunilor aplicate de autorități;

• identificarea tranzacțiilor cu risc ridicat;

• protejarea reputației societății;

• demonstrarea conformității în cadrul controalelor ONPCSB.

  
  

În practică, autoritățile verifică nu doar existența documentelor, ci și modul în care acestea sunt aplicate în activitatea curentă.

Pasul 1 – Evaluarea riscului AML

Primul pas în implementarea unui program AML îl reprezintă evaluarea riscurilor la care este expusă societatea.

Evaluarea riscului trebuie să ia în considerare:

• tipologia clienților;

• serviciile oferite;

• zonele geografice în care operează societatea;

• modalitățile de efectuare a tranzacțiilor;

• produsele și serviciile cu risc ridicat.

  
  

Evaluarea riscului trebuie să fie documentată și actualizată ori de câte ori apar modificări relevante în activitatea societății.

O evaluare generică, copiată din alte surse și neadaptată activității reale, reprezintă una dintre cele mai frecvente neconformități identificate în timpul controalelor.

Vezi și articolul Proceduri AML pentru societăți în Romania, unde explicăm cum trebuie adaptate documentele la activitatea fiecărei societăți.

Pasul 2 – Elaborarea procedurilor AML

După evaluarea riscului, societatea trebuie să stabilească procedurile interne care vor fi aplicate în activitatea de zi cu zi.

Aceste proceduri trebuie să descrie clar:

• procesul de identificare a clienților;

• verificarea beneficiarului real;

• clasificarea nivelului de risc;

• monitorizarea relațiilor de afaceri;

• raportarea tranzacțiilor suspecte;

• păstrarea documentelor;

• responsabilitățile personalului implicat.

  
  

Procedurile trebuie să fie adaptate activității societății și actualizate periodic, astfel încât să reflecte modificările legislative și schimbările intervenite în cadrul organizației.

Dacă dorești să afli ce documente trebuie să conțină dosarul AML, citește și articolul Ce documente AML trebuie să aibă o societate?.

Pasul 3 – Desemnarea responsabilului AML

Un program AML eficient presupune desemnarea unei persoane responsabile cu implementarea și monitorizarea măsurilor de prevenire și combatere a spălării banilor.

În funcție de activitatea societății și de obligațiile legale aplicabile, responsabilul AML poate fi o persoană din cadrul organizației sau această activitate poate fi externalizată către specialiști cu experiență în domeniul conformității AML.

Responsabilul AML are un rol esențial în coordonarea programului de conformitate și trebuie să se asigure că toate măsurile prevăzute de legislație sunt implementate și aplicate în mod efectiv.

Printre principalele atribuții se numără:

• supravegherea implementării procedurilor AML;

• verificarea respectării politicilor interne;

• actualizarea documentației AML;

• colaborarea cu autoritățile competente;

• monitorizarea modificărilor legislative;

• coordonarea instruirii personalului.

  
  

În practică, una dintre cele mai frecvente probleme identificate în timpul controalelor este desemnarea formală a unui responsabil AML, fără ca acesta să își exercite efectiv atribuțiile.

Pasul 4 – Implementarea procesului KYC

Un program AML nu poate funcționa fără un proces eficient de Know Your Customer (KYC).

Scopul procesului KYC este identificarea și verificarea identității clienților înainte de inițierea relației de afaceri și pe parcursul acesteia.

Procesul KYC include:

• identificarea clientului;

• verificarea documentelor de identificare;

• identificarea beneficiarului real;

• înțelegerea scopului relației de afaceri;

• evaluarea nivelului de risc;

• aplicarea măsurilor suplimentare în cazul clienților cu risc ridicat.

  
  

În funcție de domeniul de activitate, procesul poate fi realizat manual sau prin intermediul unor soluții digitale specializate.

Pentru societățile care doresc să automatizeze procesul de identificare și verificare a clienților, utilizarea unei soluții dedicate poate reduce timpul de procesare și riscul de eroare.

Pasul 5 – Monitorizarea continuă a clienților

Implementarea unui program AML nu se oprește în momentul identificării clientului.

Legislația impune monitorizarea continuă a relației de afaceri pentru identificarea modificărilor care pot influența profilul de risc.

Monitorizarea continuă presupune:

• actualizarea informațiilor despre client;

• verificarea modificărilor privind beneficiarul real;

• analiza tranzacțiilor efectuate;

• identificarea tranzacțiilor neobișnuite;

• aplicarea măsurilor suplimentare atunci când nivelul de risc crește.

  
  

În practică, societățile trebuie să demonstreze că monitorizarea nu este doar prevăzută în proceduri, ci este aplicată efectiv și documentată.

Un element esențial al unui program AML este monitorizarea continuă a relației de afaceri. Aceasta presupune actualizarea informațiilor despre clienți, analiza tranzacțiilor și reevaluarea nivelului de risc. Am explicat în detaliu acest proces în articolul Monitorizarea continuă AML – ce înseamnă și cum se aplică în practică.

Lipsa monitorizării continue reprezintă una dintre cele mai frecvente cauze ale neconformităților constatate în timpul controalelor.

Pasul 6 – Instruirea personalului

Un program AML eficient presupune implicarea întregului personal care desfășoară activități relevante din perspectiva prevenirii spălării banilor.

Societatea trebuie să se asigure că angajații cunosc:

• obligațiile prevăzute de legislație;

• procedurile interne AML;

• procesul KYC;

• indicatorii de suspiciune;

• modalitatea de raportare a situațiilor neobișnuite.

  
  

Instruirea trebuie realizată periodic și adaptată modificărilor legislative sau schimbărilor intervenite în activitatea societății.

Este recomandat ca societatea să păstreze evidența sesiunilor de instruire și materialele utilizate, acestea putând fi solicitate în cadrul unui control.

Pasul 7 – Păstrarea documentației AML

Un program AML trebuie să fie susținut de o documentație completă și actualizată.

Printre documentele care trebuie păstrate se numără:

• evaluarea riscului AML;

• procedurile interne;

• politicile KYC;

• documentele de identificare ale clienților;

• evidența verificărilor efectuate;

• documentele privind instruirea personalului;

• dovezile monitorizării continue.

  
  

Toate aceste documente trebuie organizate astfel încât să poată fi prezentate rapid în cazul unui control.

Pentru o listă completă a documentelor recomandate, citește articolul Ce documente AML trebuie să aibă o societate?.

Pasul 8 – Revizuirea periodică a programului AML

Implementarea unui program AML nu este un proiect care se finalizează odată cu redactarea documentelor.

Programul trebuie revizuit periodic pentru a reflecta:

• modificările legislative;

• schimbările intervenite în activitatea societății;

• apariția unor noi riscuri;

• rezultatele auditurilor interne sau externe;

• concluziile controalelor efectuate de autorități.

  
  

Revizuirea periodică permite identificarea din timp a eventualelor neconformități și reducerea riscului aplicării unor sancțiuni.

Un audit AML reprezintă una dintre cele mai eficiente metode de verificare a modului în care programul AML este implementat și aplicat în practică. Pentru mai multe informații, citește și articolul Când ai nevoie de un audit AML?.

Cele mai frecvente greșeli în implementarea unui program AML

În activitatea noastră întâlnim frecvent societăți care dețin documentație AML, însă aceasta nu este adaptată activității desfășurate sau nu este aplicată în practică.

Cele mai întâlnite greșeli sunt:

Utilizarea unor documente standard

Una dintre cele mai frecvente erori este folosirea unor modele generice de pe internet, fără personalizarea acestora în funcție de activitatea societății.

Autoritățile verifică dacă procedurile reflectă procesele reale din cadrul organizației și dacă sunt aplicate efectiv.

Evaluarea riscului este superficială

Evaluarea riscului trebuie să fie specifică fiecărei societăți.

Un document identic pentru toate societățile nu demonstrează că riscurile au fost analizate și poate ridica semne de întrebare în cadrul unui control.

Lipsa monitorizării continue

Multe societăți verifică identitatea clientului doar la începutul relației de afaceri.

Conformitatea AML presupune însă monitorizarea continuă a relației comerciale și actualizarea informațiilor atunci când apar modificări relevante.

Personalul nu este instruit

Procedurile AML nu sunt suficiente dacă angajații nu cunosc obligațiile care le revin.

Instruirea periodică trebuie documentată și adaptată activității societății.

Programul AML nu este actualizat

Legislația și activitatea societății evoluează permanent.

Un program AML redactat în urmă cu câțiva ani și care nu a fost revizuit poate să nu mai răspundă cerințelor actuale.

Cum verifică ONPCSB existența unui program AML?

În cadrul unui control, reprezentanții ONPCSB nu urmăresc doar existența documentelor, ci și modul în care acestea sunt implementate în activitatea curentă.

În funcție de specificul societății, pot fi solicitate documente precum:

• evaluarea riscului AML;

• procedurile interne;

• decizia de desemnare a responsabilului AML;

• dovezi privind instruirea personalului;

• documente KYC;

• registre și evidențe interne;

• documente privind monitorizarea continuă;

• exemple de aplicare a procedurilor în practică.

  
  

De asemenea, inspectorii pot solicita explicații privind modul în care societatea clasifică nivelul de risc al clienților și gestionează situațiile cu risc ridicat.

Dacă dorești să afli în detaliu ce verifică autoritățile în timpul unui control, citește și articolul Control ONPCSB – ce verifică autoritățile și cum te pregătești pentru control AML.

De ce este recomandată verificarea periodică a programului AML?

Implementarea programului AML reprezintă doar primul pas.

Pentru a rămâne conformă, societatea trebuie să verifice periodic dacă măsurile implementate sunt încă adecvate activității desfășurate.

Un audit AML permite identificarea din timp a eventualelor neconformități și oferă recomandări pentru îmbunătățirea programului de conformitate.

În plus, un audit independent poate demonstra preocuparea societății pentru respectarea obligațiilor legale și pentru reducerea riscurilor asociate activității sale.

Poți afla mai multe din articolul Audit AML obligatoriu în România – cine trebuie să îl efectueze.

Cum poate ajuta AML Expert?

Implementarea unui program AML presupune mult mai mult decât redactarea unor documente standard.

La AML Expert oferim suport complet pentru societățile care trebuie să respecte obligațiile prevăzute de Legea nr. 129/2019, inclusiv:

• evaluarea riscului AML;

• elaborarea și actualizarea procedurilor AML;

• implementarea proceselor KYC;

• desemnarea și instruirea responsabilului AML;

• pregătirea pentru controale ONPCSB;

• audit AML independent;

• consultanță privind conformitatea AML.

  
  

Fiecare program AML este personalizat în funcție de activitatea societății, nivelul de risc și cerințele legislative aplicabile.

Dacă dorești să implementezi sau să actualizezi programul AML al societății tale, echipa AML Expert îți poate oferi suport pe întregul proces, de la analiza inițială până la verificarea conformității și pregătirea pentru eventualele controale.

Concluzie

Un program AML eficient nu reprezintă doar o obligație legală, ci și un instrument esențial pentru protejarea societății împotriva riscurilor de neconformitate și a sancțiunilor.

Implementarea corectă presupune o abordare structurată, bazată pe evaluarea riscurilor, proceduri adaptate activității, instruirea personalului și monitorizarea continuă a relațiilor de afaceri.

Societățile care tratează conformitatea AML ca un proces continuu sunt mai bine pregătite pentru controalele ONPCSB și reduc semnificativ riscul apariției unor neconformități.

Întrebări frecvente (FAQ)

Ce este un program AML?

Un program AML reprezintă ansamblul politicilor, procedurilor și măsurilor implementate de o societate pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.

Cine trebuie să implementeze un program AML?

Toate entitățile raportoare prevăzute de Legea nr. 129/2019, inclusiv societățile din domeniul imobiliar, contabilitate, consultanță fiscală, active virtuale, jocuri de noroc și alte domenii reglementate.

Ce documente trebuie să conțină un program AML?

În funcție de activitatea societății, programul AML poate include evaluarea riscului, procedurile interne, politicile KYC, documentația privind monitorizarea clienților, registre interne și dovezi ale instruirii personalului.

Cine poate fi desemnat responsabil AML?

Responsabilul AML poate fi o persoană din cadrul societății sau, în anumite situații, această funcție poate fi externalizată către specialiști în conformitate AML, în funcție de structura și nevoile organizației.

Cum verifică ONPCSB existența unui program AML?

Autoritățile verifică atât documentele existente, cât și modul în care acestea sunt aplicate în practică, inclusiv evaluarea riscurilor, procedurile interne, monitorizarea clienților și pregătirea personalului.