Monitorizarea continua AML – ghid complet pentru societăți

Monitorizarea continuă AML – ce este și de ce este importantă

Monitorizarea continua AML reprezintă una dintre cele mai importante obligații prevăzute de Legea nr. 129/2019.

Implementarea măsurilor de prevenire și combatere a spălării banilor nu se încheie odată cu identificarea clientului și verificarea inițială a acestuia. Dimpotrivă, unul dintre principiile fundamentale ale legislației AML este că procesul de cunoaștere a clientelei trebuie să continue pe întreaga durată a relației de afaceri.

Monitorizarea continuă AML reprezintă mecanismul prin care societățile verifică permanent dacă activitatea clienților rămâne în concordanță cu profilul de risc stabilit la începutul colaborării. Acest proces permite identificarea tranzacțiilor neobișnuite, actualizarea informațiilor despre clienți și detectarea schimbărilor care pot influența nivelul de risc.

Monitorizarea continua AML

Dacă încă nu ai implementat un program complet de conformitate, îți recomandăm să consulți mai întâi ghidul nostru „Cum implementezi un program AML într-o societate – ghid complet”, unde sunt prezentate toate etapele necesare construirii unui sistem AML eficient.

Monitorizarea continuă nu este doar o cerință legală. Ea reprezintă una dintre cele mai importante dovezi pe care o societate le poate prezenta în cadrul unui control efectuat de ONPCSB.

Ce este monitorizarea continuă AML

Monitorizarea continuă AML este procesul prin care o societate urmărește permanent relația de afaceri cu fiecare client pentru a verifica dacă informațiile deținute rămân actuale și dacă tranzacțiile desfășurate sunt compatibile cu profilul acestuia.

Acest proces presupune:

• actualizarea periodică a informațiilor despre client;

• verificarea modificărilor privind beneficiarul real;

• monitorizarea tranzacțiilor desfășurate;

• identificarea schimbărilor privind nivelul de risc;

• documentarea tuturor verificărilor efectuate.

Scopul monitorizării este identificarea cât mai rapidă a situațiilor care pot indica tentative de spălare a banilor sau finanțare a terorismului.

Ce prevede Legea nr. 129/2019?

Legea nr. 129/2019 stabilește obligația entităților raportoare de a aplice măsuri de cunoaștere a clientelei pe întreaga durată a relației de afaceri.

Aceasta înseamnă că verificările efectuate la începutul colaborării nu sunt suficiente. Societățile trebuie să urmărească permanent evoluția relației cu clientul și să actualizeze informațiile ori de câte ori apar modificări relevante.

În practică, monitorizarea continuă trebuie să fie prevăzută în procedurile interne și implementată în cadrul programului AML al societății. Dacă încă nu ai elaborat documentația necesară, îți recomandăm să consulți și ghidurile noastre despre Proceduri AML și Documente AML obligatorii, care explică ce documente trebuie să existe și cum trebuie organizate.

De ce este atât de importantă monitorizarea continuă?

Mulți consideră că obligațiile AML se rezumă la verificarea identității clientului în momentul începerii relației de afaceri. În realitate, riscul apare tocmai după acest moment.

Un client care inițial prezintă un risc redus poate deveni ulterior un client cu risc ridicat din cauza unor schimbări precum:

• modificarea structurii acționariatului;

• schimbarea beneficiarului real;

• schimbarea domeniului de activitate;

• apariția unor tranzacții cu valori neobișnuite;

• transferuri către jurisdicții cu risc ridicat;

• apariția unor informații negative în surse publice.

Fără un proces de monitorizare continuă, societatea poate continua relația de afaceri fără să observe aceste schimbări, expunându-se unor riscuri semnificative.

Monitorizarea trebuie să fie bazată pe risc

Un principiu esențial al legislației AML este abordarea bazată pe risc.

Nu toți clienții trebuie monitorizați în același mod.

Societatea trebuie să stabilească frecvența verificărilor în funcție de:

• nivelul de risc atribuit clientului;

• tipul relației de afaceri;

• valoarea și frecvența tranzacțiilor;

• jurisdicțiile implicate;

• tipul serviciilor oferite.

De exemplu:

• un client cu risc redus poate necesita actualizarea informațiilor la intervale mai mari;

• un client cu risc ridicat trebuie monitorizat mult mai atent și poate necesita verificări suplimentare.

Acest principiu este prezent și în procesul de evaluare a riscului AML, care reprezintă baza întregului sistem de conformitate.

Cum se monitorizează persoanele fizice?

În cazul persoanelor fizice, monitorizarea presupune verificarea periodică a informațiilor utilizate în procesul KYC.

Printre elementele care trebuie urmărite se numără:

• valabilitatea documentului de identitate;

• modificarea domiciliului;

• schimbarea ocupației sau a sursei fondurilor, atunci când este relevantă;

• modificarea statutului de persoană expusă public (PEP);

• includerea pe liste de sancțiuni internaționale;

• schimbarea comportamentului financiar.

În funcție de profilul clientului, aceste verificări pot fi realizate manual sau prin soluții automate de monitorizare.

Cum se monitorizează persoanele juridice?

În cazul societăților comerciale, monitorizarea este mai complexă deoarece pot apărea modificări frecvente privind structura organizației.

Printre verificările recomandate se numără:

• modificarea datelor de identificare;

• schimbarea administratorilor;

• modificarea beneficiarului real;

• schimbarea structurii acționariatului;

• schimbarea obiectului principal de activitate;

• apariția procedurilor de insolvență;

• modificarea jurisdicției în care își desfășoară activitatea.

Actualizarea acestor informații este esențială pentru menținerea unui profil de risc corect și pentru demonstrarea conformității în cazul unui control.

Actualizarea informațiilor KYC

Procesul de Know Your Customer (KYC) nu este o activitate care se desfășoară o singură dată.

Informațiile despre client trebuie revizuite și actualizate:

• atunci când expiră documentele de identificare;

• când clientul notifică modificări;

• înaintea unor tranzacții importante;

• când apar informații noi privind nivelul de risc;

• conform termenelor stabilite prin procedurile interne.

Actualizarea periodică demonstrează că societatea aplică în mod efectiv măsurile de cunoaștere a clientelei și nu tratează procesul AML ca pe o simplă formalitate.

Monitorizarea tranzacțiilor – elementul central al monitorizării continue AML

Monitorizarea continuă nu înseamnă doar actualizarea periodică a documentelor clienților. Unul dintre cele mai importante obiective este analiza tranzacțiilor desfășurate pe durata relației de afaceri.

Societatea trebuie să urmărească dacă operațiunile efectuate sunt compatibile cu:

• profilul clientului;

• activitatea declarată;

• sursa fondurilor;

• istoricul colaborării;

• nivelul de risc atribuit.

O tranzacție nu devine suspectă doar prin valoarea sa. În multe situații, contextul în care este efectuată poate reprezenta un indicator de risc mai important decât suma implicată.

Dacă în urma monitorizării sunt identificate operațiuni neobișnuite, acestea trebuie analizate în raport cu indicatorii de suspiciune AML.

În funcție de rezultat, societatea poate avea obligația de a efectua raportările prevăzute de legislația în vigoare.

Exemple de situații care necesită o analiză suplimentară

Fiecare societate trebuie să își stabilească propriile criterii de monitorizare, în funcție de activitatea desfășurată și de evaluarea riscurilor. Cu toate acestea, există o serie de situații care justifică verificări suplimentare.

Printre acestea se numără:

• tranzacții cu valori neobișnuit de mari față de activitatea obișnuită a clientului;

• modificări bruște ale comportamentului financiar;

• operațiuni fragmentate în mai multe tranzacții de valori mai mici;

• utilizarea frecventă a numerarului fără o justificare economică evidentă;

• tranzacții cu jurisdicții considerate cu risc ridicat;

• schimbări repetate ale beneficiarului real;

• utilizarea unor structuri corporative complexe fără o justificare comercială.

Prezența unuia dintre acești indicatori nu înseamnă automat că există o tentativă de spălare a banilor. Totuși, societatea trebuie să documenteze analiza efectuată și concluziile la care a ajuns.

Când trebuie actualizat profilul de risc al clientului?

Un profil de risc nu este permanent. Acesta trebuie revizuit ori de câte ori apar modificări care pot influența relația de afaceri.

Exemple:

• schimbarea beneficiarului real;

• modificarea structurii acționariatului;

• schimbarea administratorilor;

• modificarea activității economice;

• extinderea activității în alte state;

• apariția unor informații negative privind clientul;

• modificarea volumului sau tipului de tranzacții.

În aceste situații, societatea trebuie să reevalueze riscul și să stabilească dacă sunt necesare măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei.

Acest proces trebuie descris în procedurile AML și integrat în programul AML al societății.

Documentarea monitorizării continue

Una dintre cele mai frecvente greșeli întâlnite în practică este efectuarea verificărilor fără păstrarea dovezilor.

Din perspectiva ONPCSB, o activitate care nu poate fi demonstrată prin documente este dificil de considerat implementată.

Este recomandat ca societatea să păstreze:

• fișele de actualizare KYC;

• rezultatele verificărilor periodice;

• capturi sau rapoarte generate de aplicațiile utilizate;

• notele interne privind analiza tranzacțiilor;

• reevaluările profilului de risc;

• deciziile privind aplicarea măsurilor suplimentare.

Aceste documente completează documentația AML și pot fi solicitate în cadrul unui control.

Utilizarea soluțiilor software pentru monitorizare

Pe măsură ce numărul clienților crește, monitorizarea manuală devine dificil de administrat.

Din acest motiv, tot mai multe societăți utilizează aplicații dedicate care permit:

• verificarea automată a listelor de sancțiuni;

• identificarea persoanelor expuse public (PEP);

• monitorizarea modificărilor privind beneficiarii reali;

• generarea alertelor atunci când apar modificări relevante;

• păstrarea istoricului verificărilor.

Utilizarea unei aplicații nu elimină obligațiile legale ale societății, însă poate reduce semnificativ riscul de omitere a unor verificări importante și contribuie la o documentare mai eficientă a activităților desfășurate.

Greșeli frecvente în monitorizarea continua AML

În cadrul activităților de consultanță și audit, sunt întâlnite frecvent următoarele deficiențe:

• verificarea clientului doar la începutul relației de afaceri;

• lipsa unei proceduri privind monitorizarea continuă;

• neactualizarea beneficiarului real;

• lipsa dovezilor privind verificările efectuate;

• lipsa reevaluării periodice a riscului;

• neanalizarea tranzacțiilor atipice;

• utilizarea unor formulare standard fără adaptare la activitatea societății.

Aceste deficiențe pot conduce la constatări în cadrul controalelor și pot afecta nivelul general de conformitate al societății.

Ce verifică ONPCSB în cadrul unui control?

În timpul unui control, inspectorii nu urmăresc doar existența procedurilor interne, ci și modul în care acestea sunt aplicate în practică.

În ceea ce privește monitorizarea continuă, pot solicita:

• procedura internă privind monitorizarea clienților;

• dovezi privind actualizarea informațiilor KYC;

• documente care justifică nivelul de risc atribuit clienților;

• exemple de tranzacții analizate;

• istoricul modificărilor privind beneficiarul real;

• documente privind aplicarea măsurilor suplimentare pentru clienții cu risc ridicat.

Pentru a înțelege mai bine modul în care se desfășoară verificările autorităților, poți consulta și articolul nostru dedicat controlului ONPCSB, unde sunt prezentate documentele solicitate cel mai frecvent și aspectele urmărite de inspectori.

Cum poate ajuta AML Expert?

Implementarea unui proces eficient de monitorizare continuă presupune mai mult decât redactarea unor proceduri interne. Acesta trebuie adaptat activității societății, nivelului de risc al clienților și obligațiilor prevăzute de legislația AML.

AML Expert oferă:

• implementarea unui program AML complet;

• elaborarea și actualizarea procedurilor AML;

• verificarea documentației AML existente;

• audit AML pentru identificarea neconformităților;

• consultanță privind pregătirea pentru controalele ONPCSB.

Scopul nostru este dezvoltarea unui sistem de conformitate practic, ușor de aplicat și adaptat activității fiecărei societăți.

Concluzie

Monitorizarea continua AML este una dintre componentele fundamentale ale unui sistem eficient de prevenire și combatere a spălării banilor. Prin verificarea periodică a informațiilor despre clienți, analiza tranzacțiilor și actualizarea profilului de risc, societățile pot identifica din timp situațiile care necesită măsuri suplimentare și pot demonstra respectarea obligațiilor prevăzute de Legea nr. 129/2019.

Monitorizarea nu trebuie privită ca o obligație administrativă, ci ca un proces continuu care contribuie la reducerea riscurilor și la consolidarea conformității.

Dacă dorești să implementezi sau să îmbunătățești procesul de monitorizare continuă în cadrul societății tale, echipa AML Expert îți poate oferi consultanță, audit și suport pentru dezvoltarea unui program AML adaptat nevoilor organizației.