Evaluarea riscului AML – ghid practic pentru societăți

Evaluarea riscului AML – fundamentul unui program de conformitate eficient

Evaluarea riscului AML reprezintă unul dintre cele mai importante elemente ale unui program de prevenire și combatere a spălării banilor. Înainte de elaborarea procedurilor interne, implementarea măsurilor de cunoaștere a clientelei (KYC) sau monitorizarea tranzacțiilor, fiecare societate trebuie să înțeleagă riscurile specifice activității sale.

Legea nr. 129/2019 nu impune un model unic de evaluare a riscurilor. În schimb, obligă entitățile raportoare să identifice, să evalueze și să gestioneze riscurile de spălare a banilor și finanțare a terorismului în funcție de natura activității desfășurate.

Acest principiu este cunoscut la nivel internațional sub denumirea de Risk-Based Approach (RBA) și stă la baza recomandărilor FATF, a directivelor europene și a legislației românești.

Evaluarea riscului AML reprezintă baza unui program eficient de prevenire și combatere a spălării banilor.

Dacă încă nu ai implementat un sistem complet de conformitate, îți recomandăm să începi cu articolul „Cum implementezi un program AML într-o societate – ghid complet”, unde sunt prezentate toate componentele unui program AML eficient. Evaluarea riscului este primul pas în construirea acestuia.

Ce este evaluarea riscului AML?

Evaluarea riscului AML reprezintă procesul prin care o societate identifică, analizează și clasifică riscurile de spălare a banilor și finanțare a terorismului la care este expusă.

Scopul acestei evaluări nu este eliminarea tuturor riscurilor, ci înțelegerea lor și aplicarea unor măsuri proporționale cu nivelul de risc identificat.

O evaluare corectă permite societății să stabilească:

• ce tipuri de clienți prezintă un risc mai ridicat;

• ce servicii necesită măsuri suplimentare de verificare;

• cât de frecvent trebuie actualizate informațiile KYC;

• când este necesară aplicarea măsurilor suplimentare de cunoaștere a clientelei;

• ce procese trebuie monitorizate cu prioritate.

Evaluarea riscului nu este un document întocmit doar pentru a îndeplini o obligație legală. Ea reprezintă baza tuturor măsurilor AML implementate ulterior.

De ce este obligatorie evaluarea riscului?

Legea nr. 129/2019 prevede că entitățile raportoare trebuie să adopte o abordare bazată pe risc și să adapteze măsurile de prevenire în funcție de riscurile identificate.

Aceasta înseamnă că două societăți care desfășoară activități diferite nu ar trebui să utilizeze aceeași evaluare a riscurilor.

De exemplu:

• o agenție imobiliară este expusă unor riscuri diferite față de un cabinet de contabilitate;

• un notar are obligații diferite față de un furnizor de servicii pentru societăți;

• o societate care lucrează exclusiv cu clienți din România are un profil de risc diferit față de una care desfășoară activități internaționale.

Acesta este motivul pentru care modelele standard descărcate de pe internet sunt rareori suficiente și trebuie adaptate activității fiecărei societăți.

Ce înseamnă abordarea bazată pe risc (Risk-Based Approach)?

Abordarea bazată pe risc presupune că resursele unei societăți trebuie concentrate acolo unde probabilitatea apariției unui risc este mai mare.

Cu alte cuvinte, nu toți clienții și nu toate tranzacțiile trebuie tratate în același mod.

De exemplu:

• un client cu risc redus poate necesita verificări periodice standard;

• un client cu risc ridicat poate necesita verificări suplimentare, actualizări mai frecvente și o monitorizare continuă mai atentă.

Acest principiu se regăsește în toate componentele unui program AML, inclusiv în procedurile interne, procesul KYC și monitorizarea continuă a relațiilor de afaceri.

Dacă dorești să afli cum trebuie urmărite relațiile cu clienții după începerea colaborării, citește și articolul nostru despre Monitorizarea continuă AML.

Ce factori trebuie analizați în evaluarea riscului?

Evaluarea riscului trebuie să ia în considerare mai multe categorii de factori, nu doar profilul clientului.

În practică, cele mai importante sunt:

• riscul asociat clienților;

• riscul asociat serviciilor oferite;

• riscul asociat tranzacțiilor;

• riscul geografic;

• riscul asociat canalelor prin care sunt furnizate serviciile.

Toți acești factori trebuie analizați împreună pentru a obține o imagine completă asupra nivelului de risc al societății.

Cum se realizează evaluarea riscului AML – pas cu pas

Pasul 1 – Identificarea activităților desfășurate

Primul pas constă în identificarea activităților care pot genera riscuri de spălare a banilor.

Societatea trebuie să analizeze:

• serviciile oferite;

• tipurile de clienți;

• modul de desfășurare a activității;

• valoarea medie a tranzacțiilor;

• canalele utilizate pentru relația cu clienții.

Această analiză reprezintă punctul de plecare pentru întregul proces de evaluare.

Pasul 2 – Analiza tipurilor de clienți

Nu toți clienții prezintă același nivel de risc.

Societatea trebuie să stabilească dacă lucrează, de exemplu, cu:

• persoane fizice;

• persoane juridice;

• beneficiari reali greu de identificat;

• persoane expuse public (PEP);

• clienți din jurisdicții cu risc ridicat;

• structuri corporative complexe.

Cu cât profilul clientului este mai complex, cu atât pot fi necesare măsuri suplimentare de verificare și monitorizare.

Aceste verificări fac parte din procesul de Know Your Customer (KYC) și trebuie descrise în procedurile AML ale societății.

Pasul 3 – Analiza serviciilor oferite

Unele servicii sunt mai expuse riscului de spălare a banilor decât altele.

De exemplu, pot necesita o atenție sporită:

• tranzacțiile cu valori ridicate;

• operațiunile care implică numerar;

• serviciile prestate pentru clienți nerezidenți;

• operațiunile cu structuri corporative complexe.

Fiecare societate trebuie să identifice serviciile care pot fi utilizate în scopul spălării banilor și să stabilească măsuri adecvate de control.

Pasul 4 – Analiza canalelor de distribuție

Modul în care este stabilită relația cu clientul influențează nivelul de risc.

De exemplu:

• relațiile stabilite exclusiv online pot necesita verificări suplimentare;

• utilizarea intermediarilor poate crește gradul de risc;

• lipsa contactului direct cu clientul impune măsuri suplimentare de identificare și verificare.

Aceste aspecte trebuie documentate și integrate în evaluarea generală a riscurilor.

Pasul 5 – Analiza riscului geografic

Un element esențial al evaluării riscului AML îl reprezintă analiza jurisdicțiilor cu care societatea desfășoară relații de afaceri.

Riscul geografic poate influența semnificativ nivelul general de expunere al unei societăți și trebuie analizat atât în cazul clienților, cât și în cazul beneficiarilor reali sau al tranzacțiilor.

În practică, este recomandată evaluarea următoarelor aspecte:

• statul în care este stabilit clientul;

• statul de rezidență al beneficiarului real;

• țările implicate în transferurile financiare;

• jurisdicțiile în care sunt furnizate serviciile;

• existența unor relații comerciale cu state considerate cu risc ridicat.

În cazul în care societatea colaborează cu persoane sau entități din jurisdicții cu risc ridicat, pot fi necesare măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei și o monitorizare continuă AML mai riguroasă.

Pasul 6 – Stabilirea nivelului de risc

După analiza tuturor factorilor relevanți, societatea trebuie să stabilească nivelul de risc pentru fiecare categorie analizată.

În practică, cele mai utilizate clasificări sunt:

• risc redus;

• risc mediu;

• risc ridicat.

Este important ca această clasificare să fie justificată și documentată.

De exemplu:

Factor	Nivel de risc
Client persoană fizică din România	Redus
Societate cu beneficiar real transparent	Mediu
Persoană expusă public (PEP)	Ridicat
Client din jurisdicție cu risc ridicat	Ridicat
Structură corporativă complexă	Ridicat

Societatea trebuie să poată explica în orice moment de ce un anumit client a fost încadrat într-o categorie de risc și ce măsuri aplică pentru fiecare nivel.

Această clasificare va influența ulterior frecvența verificărilor KYC, intensitatea monitorizării și măsurile de control aplicate.

Pasul 7 – Documentarea și actualizarea evaluării riscului

Una dintre cele mai frecvente greșeli este tratarea evaluării riscului ca pe un document care se întocmește o singură dată.

În realitate, evaluarea riscului trebuie revizuită periodic.

Actualizarea este recomandată atunci când:

• apar modificări legislative;

• societatea introduce servicii noi;

• sunt deschise noi linii de activitate;

• se modifică tipologia clienților;

• apar noi riscuri identificate de autorități;

• în urma unui audit AML sunt identificate deficiențe.

Evaluarea riscului trebuie să fie un document "viu", adaptat permanent activității societății.

Exemplu practic – Agenție imobiliară

O agenție imobiliară desfășoară tranzacții cu valori ridicate și poate interacționa atât cu persoane fizice, cât și cu societăți comerciale.

În evaluarea riscului ar putea analiza:

Clienți

• persoane fizice rezidente;

• persoane juridice;

• investitori străini;

• beneficiari reali greu de identificat.

Servicii

• intermediere vânzări;

• închirieri;

• tranzacții comerciale.

Canale

• întâlniri fizice;

• relații online;

• colaborări prin intermediari.

Risc geografic

• România;

• state membre UE;

• jurisdicții cu risc ridicat.

Pe baza acestor informații, agenția stabilește măsurile KYC și frecvența monitorizării pentru fiecare categorie de client.

Exemplu practic – Societate de contabilitate

O societate de contabilitate poate administra relații cu sute de clienți și are acces la informații financiare sensibile.

Evaluarea riscului poate include:

• tipul clienților;

• domeniile de activitate;

• structura acționariatului;

• existența beneficiarilor reali;

• tranzacțiile internaționale;

• utilizarea numerarului.

În funcție de rezultatul evaluării, societatea stabilește procedurile interne și nivelul de monitorizare necesar.

Exemplu practic – Birou notarial

În cazul notarilor, evaluarea riscului trebuie adaptată specificului activității.

Pot fi analizate:

• tipurile de acte autentificate;

• valoarea tranzacțiilor;

• proveniența fondurilor;

• utilizarea procurilor;

• clienții nerezidenți;

• beneficiarii reali ai persoanelor juridice.

Aceste informații permit aplicarea unor măsuri diferențiate, în funcție de nivelul de risc identificat.

Greșeli frecvente în evaluarea riscului AML

În activitatea de consultanță și audit sunt întâlnite frecvent următoarele situații:

Utilizarea unui model standard fără adaptare

O evaluare descărcată de pe internet nu reflectă particularitățile fiecărei societăți și poate fi considerată insuficientă în cadrul unui control.

Lipsa justificării nivelului de risc

Nu este suficient ca un client să fie încadrat ca având risc redus sau ridicat.

Societatea trebuie să poată demonstra criteriile utilizate pentru această clasificare.

Lipsa actualizării periodice

Evaluarea riscului trebuie revizuită atunci când apar modificări relevante în activitatea societății sau în mediul de risc.

Ignorarea riscului geografic

În multe evaluări sunt analizate doar tipurile de clienți, fără a fi luate în considerare jurisdicțiile implicate.

Lipsa corelării cu celelalte documente AML

Evaluarea riscului trebuie să fie în concordanță cu:

• Programul AML;

• Procedurile AML;

• procesul KYC;

• Monitorizarea continuă AML;

• documentația internă.

Dacă aceste documente conțin informații contradictorii, societatea poate întâmpina dificultăți în cadrul unui control.

Ce verifică ONPCSB?

În cadrul controalelor, ONPCSB analizează dacă evaluarea riscului:

• există și este aprobată;

• este adaptată activității societății;

• este actualizată periodic;

• este utilizată efectiv la stabilirea măsurilor AML;

• este corelată cu procedurile interne și cu programul AML.

Inspectorii nu urmăresc doar existența documentului, ci și modul în care acesta influențează activitatea curentă a societății.

Pentru a înțelege mai bine desfășurarea controalelor și documentele solicitate de autorități, poți consulta și articolul nostru dedicat Controlului ONPCSB – ce verifică autoritățile și cum te pregătești pentru control AML.

Cum poate ajuta AML Expert?

O evaluare a riscului bine realizată reprezintă baza întregului sistem de conformitate AML.

AML Expert oferă servicii de:

• elaborare și actualizare a evaluării riscurilor;

• implementare a unui Program AML complet;

• redactare a Procedurilor AML;

• Audit AML și identificarea neconformităților;

• consultanță pentru pregătirea controalelor ONPCSB.

  
  

Scopul nostru este dezvoltarea unei documentații adaptate activității fiecărei societăți, nu utilizarea unor modele standard.

Evaluarea riscului AML nu trebuie privită ca o simplă obligație legală, ci ca instrumentul care stă la baza tuturor măsurilor de conformitate. O analiză bine fundamentată permite societății să aloce resursele acolo unde riscurile sunt cele mai mari, să stabilească măsuri proporționale și să demonstreze, în cadrul unui control ONPCSB, că aplică în mod efectiv cerințele Legii nr. 129/2019.

Întrebări frecvente despre evaluarea riscului AML

Ce este evaluarea riscului AML?

Evaluarea riscului AML este procesul prin care o societate identifică, analizează și clasifică riscurile de spălare a banilor și finanțare a terorismului la care este expusă. Pe baza acestei evaluări sunt stabilite măsurile de prevenire, procedurile interne și nivelul de monitorizare aplicabil fiecărei categorii de clienți.

Cine este obligat să realizeze evaluarea riscului AML?

Obligația revine entităților raportoare prevăzute de Legea nr. 129/2019, inclusiv:

• agenții imobiliare;

• notari publici;

• experți contabili și societăți de contabilitate;

• auditori;

• furnizori de servicii pentru societăți;

• alte entități prevăzute de legislația AML.

Este suficient un model descărcat de pe internet?

Nu.

Un model generic poate reprezenta un punct de plecare, însă evaluarea riscului trebuie adaptată activității fiecărei societăți. În cadrul unui control, autoritățile urmăresc dacă documentul reflectă riscurile reale și dacă este utilizat efectiv în activitatea curentă.

Cât de des trebuie actualizată evaluarea riscului?

Legea nu stabilește un termen fix.

Totuși, este recomandată actualizarea atunci când:

• apar modificări legislative;

• sunt introduse servicii noi;

• se schimbă structura clientelei;

• apar noi riscuri identificate de autorități;

• sunt constatate neconformități în urma unui audit AML.

De asemenea, o revizuire periodică, chiar și în lipsa unor schimbări majore, este o bună practică.

Ce documente trebuie să fie corelate cu evaluarea riscului?

Evaluarea riscului trebuie să fie în concordanță cu:

• Programul AML;

• Procedurile AML;

• politicile KYC;

• procedurile de monitorizare continuă;

• măsurile privind raportarea tranzacțiilor suspecte;

• documentația privind instruirea personalului.

Inconsecvențele dintre aceste documente pot reprezenta un risc în cadrul unui control.

Ce înseamnă abordarea bazată pe risc?

Abordarea bazată pe risc presupune aplicarea unor măsuri proporționale cu nivelul de risc identificat.

Nu toți clienții sunt tratați identic. Clienții cu risc ridicat necesită verificări suplimentare și o monitorizare mai atentă decât cei cu risc redus.

Ce factori sunt analizați într-o evaluare a riscului?

În general sunt analizați:

• profilul clienților;

• serviciile oferite;

• tipurile de tranzacții;

• canalele de distribuție;

• riscul geografic;

• structura beneficiarilor reali;

• utilizarea numerarului;

• complexitatea operațiunilor.

Ce verifică ONPCSB în legătură cu evaluarea riscului?

În cadrul controalelor, ONPCSB poate verifica dacă:

• evaluarea există;

• este aprobată de conducere;

• este actualizată;

• este adaptată activității societății;

• este utilizată la stabilirea măsurilor AML;

• este corelată cu procedurile interne și celelalte documente obligatorii.

Care sunt cele mai frecvente greșeli?

Printre cele mai întâlnite se numără:

• utilizarea unui model standard fără adaptare;

• lipsa justificării nivelurilor de risc;

• neactualizarea documentului;

• lipsa corelării cu procedurile AML;

• lipsa aprobării de către conducerea societății.

Ce se întâmplă dacă societatea nu are o evaluare a riscului?

Lipsa evaluării riscului poate conduce la constatarea unor neconformități în cadrul unui control și poate atrage măsurile prevăzute de legislația aplicabilă. În plus, fără această evaluare este dificilă justificarea măsurilor KYC și a monitorizării aplicate clienților.

Poate AML Expert să elaboreze evaluarea riscului?

Da.

AML Expert oferă servicii de analiză și elaborare a evaluării riscurilor AML, adaptate activității fiecărei societăți. Documentația este personalizată și integrată cu Programul AML, Procedurile AML și celelalte documente obligatorii.

Concluzie

Evaluarea riscului AML reprezintă punctul de plecare al oricărui sistem eficient de conformitate. O analiză bine documentată permite societății să identifice riscurile specifice activității sale, să aplice măsuri proporționale și să demonstreze autorităților că respectă cerințele Legii nr. 129/2019.

Mai mult decât o obligație legală, evaluarea riscului este un instrument de management care contribuie la protejarea societății împotriva utilizării serviciilor sale în scopul spălării banilor sau finanțării terorismului.